Richtlijn sponsoring
In onze communicatiestrategie zetten we in op het vergroten van een waterbewuste en wateractieve omgeving waardoor de bewoners en ondernemers ons waterschapswerk herkennen als essentieel en ervaren als meerwaarde voor de omgeving.
Om dit te bereiken, zetten we in op de volgende aspecten:
- Wij zorgen ervoor dat de omgeving weet van de wateropgaven, het belang daarvan kent voor de toekomst en weet hoe wij daaraan werken als experts.
- Wij zorgen ervoor dat de omgeving op de hoogte is van veranderingen in het klimaat en de gevolgen ervan.
- Wij zorgen ervoor dat de omgeving inziet dat zij ook zelf actief kunnen en moeten bijdragen in het kader van de veranderingen in het klimaat en de gevolgen ervan.
- Wij zorgen ervoor dat de omgeving zich op het gebied van waterbeheer uitgedaagd voelt om met ons mee te denken, werken, initiatief te tonen en te doen.
Begripsomschrijving
Sponsoring is een zakelijke overeenkomst tussen twee partijen, de sponsor en de gesponsorde. We spreken van sponsoring, wanneer tegenover de sponsoring duidelijk sprake is van een tegenprestatie door de gesponsorde. Kenmerk van een sponsor is dat hij geld, goederen en/of diensten ter beschikking stelt van de gesponsorde. De gesponsorde ontvangt hiervoor een tegenprestatie, die het hierna genoemde doel van de sponsoring tegemoet komt.
Het doel van sponsoring is:
- het vergroten van het waterbewustzijn;
- het aanzetten tot wateractief gedrag;
- het vergroten van de interesse voor het waterbeheer en in het bijzonder de kerntaken van het waterschap;
- het vergroten van de zichtbaarheid en herkenbaarheid van het waterschap.
Op deze manier is er een directe relatie tussen de taken van het hoogheemraadschap als overheidsorganisatie en de te sponsoren activiteit.
Benadering van de te sponsoren activiteiten
Wanneer een potentiële gesponsorde een sponsoraanvraag indient bij het hoogheemraadschap spreken we van een passieve benadering. Indien het hoogheemraadschap bij toeval een activiteit tegenkomt, die zij zou willen sponsoren (en die voldoet aan het hieronder genoemde afwegingskader), kan zij de potentiële gesponsorde voorstellen tot het doen van een sponsoraanvraag. Van overige actieve benadering of initiatieven vanuit het hoogheemraadschap op dit gebied wordt afgezien om zodoende weg te blijven uit het rechtsgebied van ‘overheidsopdracht/willekeur/aanbestedingsrecht’.
Afwegingen
Om over te gaan tot sponsoring van activiteiten en/of middelen van derden maken we vooraf een afweging op basis van de beoordeling van de onderstaande vijf onderwerpen.
- Tegenprestatie:
Kan er sprake zijn van een tegenprestatie door de gesponsorde en wat kan deze tegenprestatie zijn? Voldoet deze tegenprestatie aan het genoemde doel van de sponsoring? - Het bereik van de communicatie:
Hoeveel mensen worden er met deze sponsoring online en offline bereikt en hoe groot is de kans dat zij in contact komen met de naam en/of boodschap van het hoogheemraadschap? - De doelgroep:
Op welke doelgroep(-en) richt de sponsoring zich? Sluit die aan bij de doelgroep(-en) die het hoogheemraadschap wil bereiken? - De uitstraling:
Wil het hoogheemraadschap geassocieerd worden met de activiteit en/of de organisatie? En wat is de mogelijke invloed op het imago van het hoogheemraadschap? - Het (geografisch) gebied:
De te sponsoren activiteit vindt plaats in het beheersgebied van het hoogheemraadschap en/of bereikt vooral mensen uit ons beheersgebied.
Sponsorbijdragen
In de begroting van 2022 is een bedrag van € 50.000,- opgenomen voor sponsoring. Dit bedrag is taakstellend, dat wil zeggen dat dit bedrag het sponsorplafond is. Sponsoraanvragen worden behandeld in volgorde van binnenkomst. Het principe is dus: ‘Wie het eerst komt, kan eerst malen.
Sponsoraanvragen
Verzoeken tot sponsoring worden schriftelijk ingediend via een webformulier op de website. Indien het voor de aanvrager niet mogelijk is om digitaal een aanvraag te doen, sturen we het aanvraagformulier schriftelijk toe. De aanvraag wordt voorzien van antwoorden op onze vijf afwegingen. Bovendien moet duidelijk zijn wie de rechtspersoon is aan wie de sponsorbijdrage eventueel wordt gegeven. Deze onderdelen worden in het webformulier opgenomen. Dit formulier komt binnen bij het cluster communicatie.
De sponsoraanvrager moet achteraf verantwoording afleggen over de besteding van de sponsorbijdrage. Als in de sponsorovereenkomst is overeengekomen om een informatiebord te plaatsen met de vermelding van (de activiteiten) van HHSK, vindt de betaling plaats na plaatsing van het informatiebord.
Uit de ingediende begroting moet blijken hoe de sponsoring is gefinancierd. Het doorgaan van de sponsoring mag niet afhankelijk zijn van het al dan niet aangaan van een sponsorovereenkomst door het hoogheemraadschap. Met andere woorden het hoogheemraadschap neemt nooit de rol op zich van de cruciale partner. Verzoeken worden niet automatisch gehonoreerd. Bij overeenstemming tussen aanvrager en hoogheemraadschap worden de afspraken altijd bevestigd met een door beide partijen te ondertekenen ‘sponsorovereenkomst’.
Het cluster Communicatie adviseert over de aanvraag op basis van integrale afstemming in de organisatie. Het aangaan van een sponsorovereenkomst behoort tot de beleidsvrijheid van het college van dijkgraaf en hoogheemraden. Om tot een praktische werkwijze te komen, wordt het aangaan van een sponsorovereenkomst gemandateerd aan de dijkgraaf.
In de huidige sponsorregeling is het toekennen van een sponsoring ook gemandateerd aan de dijkgraaf. De praktijk is echter dat de sponsoraanvragen aan het college worden voorgelegd via een D&H-voorstel.
Het voorstel is nu om volgens het mandaat te gaan werken. Per kwartaal brengt de dijkgraaf een overzicht van de toegekende sponsoraanvragen in het college.
De dijkgraaf stemt de aanvraag en de toekenning af met de teamleider Communicatie, Bestuur- en managementondersteuning (afgekort COMBO). Het ondertekenen van de sponsorovereenkomst wordt belegd bij de dijkgraaf.
Juridische aspecten
Sponsoring valt onder het zogenaamde privaatrecht: het recht dat betrekking heeft op geschillen tussen burgers onderling, tussen organisaties onderling of burgers en organisaties.
Een sponsorovereenkomst is in principe eenmalig, tenzij er aanwijsbare redenen zijn in het belang van het hoogheemraadschap om deze overeenkomst meermaals aan te gaan. Dit wordt jaarlijks beoordeeld. Aan het aangaan van een sponsorovereenkomst kunnen door de ontvanger van de sponsorgelden voor de volgende activiteiten of jaren geen rechten worden ontleend. In de overeenkomst wordt dit als uitgangspunt vermeld.
Als de gesponsorde de tegenprestatie niet of niet volledig is nakomen, is de gesponsorde verplicht de sponsorbijdrage als onverschuldigd betaald terug te betalen.
Sponsoraanvragen van (familie)relaties van leden van het dagelijks bestuur, directie en de afdelingshoofden zijn uitgesloten. Dit is lijn met paragraaf 2 uit de gedragscode die geldt voor de collegeleden. Voor de directieleden en afdelingshoofden geldt hiervoor artikel 7 uit de code ‘goed ambtelijk handelen’.
Indien een (familie)relatie een verzoek indient, wordt de sponsoraanvraag beoordeeld door een vervanger van de dijkgraaf samen met de secretaris-directeur. Het sponsorverzoek wordt vervolgens in het college besproken.
Communicatie
De sponsoraanvragen en toekenningen worden openbaar gemaakt op de website. Na afloop van de sponsoring plaatsen we een bericht met beeldmateriaal op onze website en in onze communicatiekanalen. We maken hierbij gebruik van het voorbeeld van de webpagina van de subsidie in het kader van het programma Klimaat en Ruimte: Samen Waterproof! (schielandendekrimpenerwaard.nl).
Evaluatie
Het eerste evaluatiemoment vindt plaats na twee jaar in 2024. We onderzoeken en evalueren dan de bijdrage van sponsoring aan de realisatie van de communicatiestrategie van het hoogheemraadschap.