Op pad met Michiel Hofman over digitale transformatie bij het hoogheemraadschap

Hij groeide op in Spijkenisse en woont nu samen met Marieke in Rotterdam Kralingen. Michiel: “Ik heb altijd al een fascinatie gehad voor politiek en openbaar bestuur. Via verschillende overheidsorganisaties ben ik de afgelopen jaren in het vakgebied informatiemanagement gerold. Dat komt omdat ik graag complexere vraagstukken oplos in combinatie met mijn affiniteit voor ICT. Sinds 2013 woon ik in de binnenstad van Rotterdam. Ik vind het heerlijk om in het weekend op de fiets langs de markt te fietsen of met de kinderen een ijsje halen in de stad. Nu ik hier bij het hoogheemraadschap aan de slag ben komt alles samen. Maatschappelijk relevant werk in mijn geliefde stad. En ik heb er meteen een fascinatie bij; watermanagement. Ik zie het sinds ik hier werk overal om me heen. Dat maakt het werken voor het waterschap voor mij ook zo leuk, het zichtbare werk wat door ons hele landschap terugkomt. Dat ik met mijn achtergrond en programma mag bijdragen aan het watermanagement is dan ook echt een voorrecht.”

Wat houdt het programma Digitalisering bij het hoogheemraadschap in?

“Het programma Digitalisering is een organisatiebreed veranderprogramma om de medewerkers van ons hoogheemraadschap allemaal klaar te stomen voor de digitale veranderingen die op ons afkomen. We hebben rondom digitalisering hier ook een bestuurlijke ambitie voor opgesteld in het Waterbeheerprogramma. Hier is veel voor nodig, qua kennis over digitalisering én een hele andere manier van werken en denken over ons werk: meer data gestuurd. Dat is best spannend, omdat we nu nog niet gewend zijn om op grote schaal met data te werken en om op data te vertrouwen. Nu zit kennis vooral in ons hoofd.”
Vooral in dat laatste zit 'm de crux, denkt Michiel. Het vraagt ons om echt anders naar het dagelijks werk te kijken.

“Datagedreven werken is geen doel op zich, maar het gaat ons echt helpen in ons dagelijks werk. Het helpt ons in de nabije toekomst data zo slim te gebruiken dat we ons echte werk kunnen doen, in plaats van last te hebben van systemen. Wat nu helaas nog wel vaak het geval is. Zo hebben we bijvoorbeeld nog heel veel bestanden op héél veel schijven staan, waar we dagelijks in verdwalen. Het gaat ons heel veel tijd en werk besparen die we aan dingen kunnen gaan besteden die écht meerwaarde hebben voor ons werk.”

Een prachtig vooruitzicht zeg, maar hoe gaan we dat dan doen?

“Door slimmer gebruik te maken van automatisering, bijvoorbeeld binnen Teams en Onedrive waar je samen aan documenten kan werken en deze in de cloud met elkaar kan delen. Zo heb je altijd alles bij de hand en hoef je tijdens een (online) vergadering niet nog stukken vanuit je mail of in je verkenner op te zoeken.”

Michiel kan zich heel goed voorstellen dat niet alle collega's nu een beeld voor ogen hebben over wat digitalisering voor ons betekent. “Hier gaan we juist de komende tijd aan werken. Alle teams van het hoogheemraadschap krijgen trainingen en elk team krijgt een enthousiaste collega als aanspreekpunt.”

Vooral kantoorcollega's werken met Teams en andere toepassingen binnen Office 365, maar wat verandert er dan voor de collega's in de buitendienst?

“Datagedreven werken geldt voor alle collega's, juist vooral voor collega's in de buitendienst. Zo is bijvoorbeeld het plannen van het beheer en onderhoud voor het merendeel nog handmatig werk. Door slimmer gebruik te maken van Ultimo (een programma voor dagelijks beheer en onderhoud) én data van stroomverbruik en storingen hiermee te combineren, valt veel winst te boeken. We werken aan dit soort vraagstukken. Medewerkers kunnen ook zelf ideeën droppen, of data-vraagstukken aankaarten waar zij tegenaan lopen in hun werk. Bijvoorbeeld om eenvoudig inzicht te krijgen in hun eigen data? Of om een hele berg data te laten analyseren om bijvoorbeeld onverwachte uitkomsten te begrijpen. Zelfs het laten automatiseren van overzichten in Excel behoort tot de mogelijkheden.”

“Vanuit bijna elk proces komt data, dus de mogelijkheden zijn eindeloos.”

“Een sprekend voorbeeld van zo'n data-vraagstuk is volgens mij het zogenaamde energie dashboard van de afdeling Afvalwaterketen. Dit maakt het mogelijk om per zuivering te zien welk deel van de gebruikte energie vanuit onze zonnepanelen komt.
Voor het zuiveringsproces zelf is het interessant om te kunnen zien welk aandeel elk procesonderdeel in het energieverbruik heeft. Zo maken we enerzijds onze missie naar een duurzaam waterschap inzichtelijk. Anderzijds helpt het ons te bedenken of en hoe we bij bepaalde processtappen minder energie kunnen gebruiken. Er zijn voorbeelden rondom het zuiniger aansturen van gemalen, inzicht in financiële gegevens, inzicht in peilbeheer of waterkwaliteit. Vanuit bijna elk proces komt data. Dus de mogelijkheden zijn eindeloos.”

Afgelopen maand stond je op InfraTech in Ahoy tijdens FutureFriday. Hoe kunnen we qua digitalisering leren van andere organisaties?

“Vanuit alle landelijke waterschappen hebben we een traineeprogramma opgericht: het Data Enginering and Expert Program (DEEP). In 2023 doen hier vanuit Schieland en de Krimpenerwaard drie collega's aan mee. In dit geval zijn het collega's die al bij ons werkten. Zo willen we theorie en praktijk dichter bij elkaar brengen. Vanuit het Waterschapshuis zijn er ook verschillende kennisdelingssessies die bijdragen aan de digitale transformatie. Ik merk dat alle waterschappen min of meer in dezelfde fase zitten. We hebben daardoor juist veel aan elkaar, door elkaar net op een ander vlak weer iets leren of een werkende oplossing mee te geven.”

“Ik wil graag een tweede digitale brein.”

Michiel vindt dat hij zelf ook nog wel het een en ander te leren heeft op het gebied van digitalisering. “Ik wil graag digitaal fit worden en blijven. Ja ook ik heb nog een hoop te leren. Zo wil ik graag een tweede digitale brein hebben, zodat ik software zoals Notion en Miro slim kan inzetten om alle informatie die ik gedurende de dag verwerk, snel ergens een plek kan geven. Door overleggen en binnenkomende mails en chats moet je al snel veel informatie tot je nemen. Het zou voor mij veel efficiënter werken als ik dit ergens gestructureerd een plek kan geven. Op een zodanige manier dat ik het later, als ik het weer ergens voor nodig heb, snel kan terugvinden via enkele termen in een zoekbalk. Ik wil altijd snel bij mijn eigen informatie kunnen komen en dit makkelijk met collega's kunnen delen.”

Daar konden de collega’s 750 jaar geleden alleen maar van dromen. Wat roept dit jubileum bij jou op?

“Het eerste waar ik aan denk is; hoe ziet ons werk er over 750 jaar uit? Als je het in dat perspectief zet, dan staan we nu precies in het midden van die ontwikkeling. Over 750 jaar zie ik het voor me dat we als medewerkers van dit waterschap veel meer geadviseerd worden door kunstmatige intelligentie. Mensen blijven altijd nodig. Net als gebiedskennis en het uitvoeren van bijvoorbeeld onderhoudswerk en advies rondom watermanagement. Tegen die tijd doen we dat veel meer op basis van data. Ons kantoor is tegen die tijd meer een open werkplek waar ontmoeten en verbinden centraal staat. Zowel het ontmoeten van je collega's als het ontmoeten van partijen met wie we samenwerken en inwoners van ons werkgebied. Verder is het werken op buitenlocaties nog leuker, doordat we gebruik kunnen maken van slimme oplossingen als Augmented Reality, drones en Lidar voor metingen en handhaving. Laten we de komende jaren samen werken aan deze mooie toekomst!”