Kennis delen over oplevering en overdracht in 1 dag waardevol

Kennis delen over oplevering en overdracht in 1 dag waardevol

Bij koploperproject Capelle – Moordrecht hebben we als eerste in dijkenland Oplevering & Overdracht (O&O) in 1 dag toegepast. Het project is van de aannemer naar de projectorganisatie en van de projectorganisatie naar de diverse beheerders in 1 dag overgedragen. Hoogheemraad Toon van der Klugt: “Wij stimuleren altijd vernieuwing en in dit dijkversterkingsproject zijn zeer veel innovaties toegepast. Eén daarvan, O&O in 1 dag, was zeer belangrijk en heeft ons dijkversterkingsproject bespoedigd waardoor veel tijd en geld is bespaard. De oplevering kon daarbij nog 7 maanden eerder dan gepland plaatsvinden. Wij vinden het van belang deze waardevolle kennis en ervaring te delen met collega’s, ook van andere waterschappen.”

Op 30 oktober 2017 heeft het hoogheemraadschap in samenwerking met het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) de bijeenkomst O&O in 1 dag georganiseerd onder leiding van dagvoorzitter Richard Jorissen, directeur programmadirectie HWBP. Richard Jorissen onderstreept het belang van kennisdeling: “We hoeven het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden. Door informatie-uitwisseling brengen we elkaar verder. De bijeenkomst O&O in 1 dag toont dit aan.”

SAMENWERKEN; EEN WARE UITDAGING ALS SLEUTEL TOT SUCCES

Hoogheemraad Toon van de Klugt opende de bijeenkomst en blikte kort terug op de dijkversterking Capelle – Moordrecht. Het bestuur van het hoogheemraadschap had prioriteit gegeven deze twee zwakke schakels aan te pakken om de waterveiligheid aan de Schielandse zijde te waarborgen. Het bestuur besloot de ontwikkeling van onder meer de subsidieregeling niet af te wachten en heeft de start en voorbereiding van de dijkversterking voorgefinancierd. Later is het project vloeiend opgenomen in het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Samenwerking en bundeling van krachten hebben geleid tot veel geslaagde innovaties in het project. 

In gesprek

Samenwerken is veelal een sleutel tot succes, zeker voor Oplevering & Overdracht (O&O) in 1 dag. Zo logisch als het klinkt, blijkt het in de praktijk vaak een ware uitdaging. Alle betrokken partijen met hun eigen wensen en belangen moeten dezelfde taal spreken om elkaar te begrijpen, dezelfde interpretatie van het resultaat delen, continu overeenstemming bereiken en het met elkaar eens zijn.

Hoe bereik je dit? Hiervoor ging Richard Jorissen, directeur programmadirectie HWBP, in gesprek met projectleiders en -managers van waterschappen en betrokkenen bij O&O in 1 dag bij dijkversterking Capelle – Moordrecht.  

Richard Jorissen
Deelnemers

Waarom O&O in 1 dag?

Normaliter vindt de overdracht naar beheer pas na de oplevering van een werk plaats. Het neemt vaak nog maanden in beslag voordat de restpunten bij oplevering en de papiermolen afgerond zijn. Die tijd is bij dijkversterking Capelle – Moordrecht bespaard doordat de beheerders al in de uitvoering bij het project betrokken waren. Er vond continu afstemming en informatie-uitwisseling plaats met de beheerders van het hoogheemraadschap, de gemeente Capelle, de gemeente Zuidplas en Rijkswaterstaat. Zodra het sein groen voor een document, tekening, etc. werd gegeven, kregen de beheerders deze in handen. De doorlooptijd van het project is hiermee aanzienlijk bespoedigd.

Het projectteam van dijkversterking Capelle – Moordrecht is drie maanden na de oplevering en overdracht van dijkversterking Capelle – Moordrecht ontbonden, terwijl dit in de ‘normale’ werkwijze nog zeker een jaar had geduurd.

Welslagen O&O in 1 dag

Begin op tijd, ruim voor het aanbesteden en contracteren, met het organiseren van O&O in 1 dag. Het UAV GC contract met de opdrachtnemer is het uitgangspunt, hierin liggen de afspraken vast. Het is belangrijk dat de afspraken helder en duidelijk zijn en door elke betrokkene hetzelfde worden geïnterpreteerd. Betrek alle beheerders vóór aanbesteding als je O&O in 1 dag wilt toepassen. Het is belangrijk tijdig en een compleet inzicht te hebben in de contractvereisten, inclusief het format voor documenten, tekeningen, etc. Aan de voorkant van een project is het gemakkelijker om tot gezamenlijke afspraken te komen. Zo worden belangen gedeeld en er is voor elke beheerder aandacht.

Spanningsveld
Op dit moment zien we ook ontwikkelingen dat beheerders al in de ontwerpfase bij een project betrokken worden. Het ‘instapniveau’ van beheerders komt hierdoor hoger te liggen en vraagt ook om andere skills en inzichten. Beheer zal zich in de toekomst steeds professioneler ontwikkelen met een zorgvuldige visie. Een groot voordeel is dat betrokkenen bij een project in een vroeg stadium elkaars taal leren spreken en hetzelfde beeld delen. Een aandachtspunt zijn innovatieve oplossingen. Of technische innovaties in de toekomst aan de eisen van beheer en onderhoud voldoen, is lastig te beoordelen. Dit geeft meteen het spanningsveld aan tussen de innovatieve toepassingen die we van marktpartijen vragen en hiervoor ook ruimte laten in de aanbesteding en de eisenlijst die aan beheer en onderhoud wordt gesteld.

Onafhankelijke ervaringsdeskundige

Alle gesprekspartners zijn het ermee eens het proces door een onafhankelijke (externe) ervaringsdeskundige te laten begeleiden. Er wordt een actieplan opgesteld zodat alle betrokkenen weten wat er van hen verwacht wordt, een zogenoemd beheertool O&O met wie, wat en hoe. Openstaande onderwerpen worden geleidelijk afgevinkt tijdens de uitvoering. De voortgang is voor iedereen inzichtelijk. Issues worden besproken en opgelost. Een begeleider zorgt voor het smeermiddel in de samenwerking en houdt de druk op het proces. O&O in 1 dag vergt van iedereen inspanning.

Kostenbesparend
Door O&O in 1 dag worden kosten van het uitlopen van een project en/of niet in beheer willen nemen van objecten voorkomen. De projectteams van opdrachtgever en –nemer zijn eerder klaar en weer beschikbaar voor andere projecten.

Aandacht voor beheer en onderhoud

De middag is inspirerend en verloopt ongedwongen onder de bezielende begeleiding van Richard Jorissen. Hij vat de kern goed samen. Richard onderstreept nogmaals het belang van kennisdeling. Het HWBP dient hier een actieve en verbindende rol in te vervullen. Het is belangrijk voor beheerders in een vroeg stadium betrokken te zijn bij een project. Zo wordt de praktijksituatie meegenomen op papier, want theorie en praktijk verschillen vaak. O&O in 1 dag is hiervoor een geschikte werkwijze. Dit betekent een grotere capaciteitsvraag bij de afdeling beheer en onderhoud. Wellicht vraagt dit ook om andere vaardigheden van beheerders. En processen moeten in de organisatie worden verankerd, hoe verloopt het proces van ontwerpen, uitvragen en contracteren en wie zijn hierbij betrokken. Wat is echt nodig als je differentieert naar project/werk en de eisen die je stelt aan de opdrachtnemer. Hoe gaan we hiermee om binnen de waterschappen?

Het is essentieel om de eisen en wensen van beheer boven tafel te krijgen. Binnen verschillende waterschappen is het initiatief genomen algemene standaardeisen op te stellen, bijvoorbeeld een basisspecificatie voor dijken. Ook wordt er op dit moment gewerkt om Systems Engineering te verbinden aan beheer, zodat het beheer op een hoger abstractieniveau kan opereren. Tot slot, is het nuttig dat het HWBP ook een community voor beheerders in het leven roept. Kortom, de toepassing van O&O in 1 dag vereist een veranderende rol van beheer en onderhoud. Een ontwikkeling waar we mee aan de slag moeten. 

Deelnemers

  • René van de Berg, Ambtelijk Opdrachtgever hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard
  • Paul Polak, Projectmanager hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard
  • Peter van der Veeken, Omgevingsmanager hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard
  • Joeri van Mourik, Keringbeheerder hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard
  • Marco Robbemond, Beheer gemeente Capelle a/d IJssel
  • Kees Groeneveld, Aannemer Liebregts
  • Rob van Kouwen, Adviseur Multividuals

aftermovie dijkversterking capelle - moordrecht