Onderzoeksprotocol Rekenkamer hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard

Context

Op grond de visie op de rekenkamer hoogheemraadschap van Schieland de Krimpenerwaard 2023, de verordening rekenkamer hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard en het daarop gebaseerde reglement van orde van de rekenkamer (artikel 11).

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Algemeen

1.1. Aanleiding

Dit is het onderzoeksprotocol van de rekenkamer van het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK). In dit protocol is beschreven welke eisen de rekenkamer stelt aan de uitvoering van onderzoek om de kwaliteit en onafhankelijkheid van onderzoeken te waarborgen.

1.2. Taken, doelstelling en uitgangspunten

De rekenkamer van HHSK is in haar werkzaamheden onafhankelijk en ondersteunt het algemeen bestuur in haar kaderstellende en controlerende taak door onderzoek uit te voeren naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het waterschapsbestuur gevoerde beleid. De volgende criteria zijn hiervoor de leidraad:

Doeltreffendheid: zijn de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk gehaald?

Doelmatigheid: zijn de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke middelen bereikt?

Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering van het beleid aan de (wettelijke) kaders en regelgeving?

De volgende drie uitgangspunten vindt de rekenkamer van belang bij het uitvoeren van onderzoeken:

• Zorgvuldigheid: de validiteit en volledigheid bij de verzameling en verslaglegging van de relevante feiten.
• Objectiviteit: een onafhankelijke, niet vooringenomen en gedegen analyse van de feiten en beoordeling van feiten aan de hand van een expliciet en helder normenkader.
• Transparantie: een transparante werkwijze. Zo onderbouwt de rekenkamer in haar jaarplan welke onderwerpen worden onderzocht en legt in het jaarverslag verantwoording af.

De onderzoeken van de rekenkamer moeten bruikbaar en nuttig zijn voor het bestuur en de organisatie. De rekenkamer werkt vanuit een positief kritische houding waarbij verbeter- en leereffecten centraal staan. Daarbij vindt de rekenkamer een constructieve samenwerking met het algemeen- en dagelijks bestuur, de ambtelijke organisatie en externe partijen belangrijk.

Hoofdstuk 2 Onderzoek

Artikel 2. Onderwerpselectie

a) De rekenkamer bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht. De rekenkamer laat zich bij haar keuze van onderwerpen inspireren door verzoeken die worden gedaan, inbreng van de fracties en eigen inzichten. De secretaris houdt hiervan een groslijst van onderwerpen bij.

b) De rekenkamer stelt jaarlijks een onderzoeksprogramma vast. Ter kennisname stuurt de rekenkamer het onderzoeksprogramma naar het algemeen bestuur. Het onderzoeksprogramma wordt ook gepubliceerd op de website.

c) Ten minste één keer per jaar inventariseert de rekenkamer suggesties voor onderzoek bij het algemeen bestuur door middel van consultatie bij de fracties.

d) De rekenkamer stelt op basis van de volgende (cumulatieve) criteria de onderzoeksonderwerpen vast:

1. Er is sprake van een substantieel (maatschappelijk, financieel) belang;
2. Het onderzoek betreft door het waterschap te beïnvloeden beleid en heeft betrekking op thema’s die in de samenleving spelen;
3. Er zijn vragen over de doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid.

e) De rekenkamer streeft naar een evenwichtige spreiding over de beleidsterreinen van het waterschap in de opvolgende onderzoeken en rekening houdend met andere interne onderzoeken van het waterschap.

Artikel 3. Vooronderzoek en onderzoeksplan

a) De rekenkamer wijst voor elk onderzoek een lid aan (hierna: trekker) om het onderzoek samen met de rekenkamersecretaris te begeleiden. De trekker is actief betrokken bij de begeleiding van het onderzoek en fungeert naast de secretaris als contactpersoon voor de ambtelijke organisatie en een extern onderzoeksbureau.

b) Voor elk onderzoek stelt de rekenkamer een onderzoeksopzet op. Hiervoor wordt doorgaans een vooronderzoek uitgevoerd zoals een analyse van de belangrijkste, relevante documenten. Indien nodig kan de rekenkamer besluiten om oriënterende gesprekken met sleutelpersonen te voeren.

c) Een onderzoeksopzet bestaat minimaal uit:

1. Aanleiding en achtergronden van de onderzoeksvraag.
2. Het doel van het onderzoek.
3. Voorlopige onderzoeksvragen (hoofd- en deelvragen).
4. Afbakening van het onderzoek.
5. Globale eisen voor een onderzoekaanpak.
6. Tijdpad, planning.

d) De rekenkamer kan de onderzoeksopzet tussentijds wijzigen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan eerder betrokkenen, zoals het algemene bestuur en de secretaris-directeur.

e) Naast uitgebreid rekenkameronderzoek kan de rekenkamer ook andere vormen toepassen zoals een ‘QuickScan’ of het opstellen van een ‘rekenkamerbrief’ over een thema.

f) De rekenkamer kan ook doorwerkingsonderzoeken uitvoeren naar de opvolgingen van de aanbevelingen die in eerdere onderzoeken zijn gedaan.

Artikel 4. Uitbesteden van onderzoek

a) De rekenkamer laat onderzoeken uitvoeren door een externe partij zoals bv. een professioneel onderzoeksbureau, stagiaires/onderzoekers van een hogeschool of universiteit en/ of andere door de rekenkamer adequaat geachte onderzoeker(s). Hierbij hanteert de rekenkamer de algemene inkoopvoorwaarden van HHSK.

b) Er worden altijd meerdere partijen (minimaal 2) benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te brengen. De offerte bevat in ieder geval:

1. Een overzicht van de inhoudelijke aanpak die de externe partij voorstaat, werkwijze en alle activiteiten die door het bureau in het kader van dit onderzoek zullen worden uitgevoerd (inclusief contact- communicatiemomenten tussen het onderzoeksbureau en de rekenkamer);
2. Een opgave van de activiteiten die van HHSK en van de rekenkamer verwacht worden.
3. Een presentatie/toelichting van de uitkomsten van het onderzoek voor het algemeen bestuur;
4. Een planning;
5. Een overzicht van maximaal drie soortgelijke door het bureau uitgevoerde opdrachten in de afgelopen 2 jaar, inclusief referenties en zo mogelijk een link naar het eindproduct;
6. Een vermelding van de onderzoeksmedewerkers die worden ingezet voor dit onderzoek en hun CV. Daarbij wordt ook aangegeven wie de hoofdonderzoeker is en de contactpersoon voor de rekenkamer;
7. Indien van toepassing: een vermelding van eerdere opdrachten die voor HHSK zijn uitgevoerd de afgelopen vijf jaren voor de datum van de uitvraag;
8. Een gespecificeerde raming van de kosten (uren en uurtarieven) resulterend in een vaste prijs voor het totale onderzoek (inclusief reis- en verblijfskosten en eventuele overige kosten).

c) De partijen wordt bij de offerteaanvraag nadrukkelijk gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor HHSK en wordt afgesproken dat zij de rekenkamer informeren wanneer zij na de opdrachtverlening een opdracht aannemen bij HHSK. Wanneer dit het geval is en HHSK uit eigen beweging, of na melding van de rekenkamer, vaststelt dat dit het risico van (schijn van) belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau wordt verstrekt.

d) De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de inkoopvoorwaarden van de rekenkamer.

e) De ingediende offertes worden onderling vergeleken/betrokken ambtenaren voor het onderzoek.

f) Afhankelijk van het onderwerp kan de rekenkamer er ook voor kiezen een uitvraag op hoofdlijnen beschikbaar te stellen aan onderzoeksbureaus om vervolgens in een oriënterend gesprek de uitvraag toe te toelichten en/of aanvullende vragen te beantwoorden, waarna de onderzoeksbureaus gevraagd worden om een offerte in te dienen.

g) Welke inkoopprocedure de rekenkamer hanteert, wordt in de uitvraag altijd expliciet vermeld.

h) De onderzoeksbureaus ontvangen bij de offerteaanvraag dit onderzoeksprotocol.

Artikel 5. Uitvoering van het onderzoek

a) Voor aanvang van het onderzoek overlegt (de voorzitter van) de rekenkamer met de secretaris-directeur over de uitvoering van het onderzoek en verzoekt een ambtelijk (hoofd)contactpersoon van HHSK aan te wijzen als bedoeld in artikel 4 lid h.

b) De directie en/of het lijnmanagement is verantwoordelijk voor de informatieverspreiding aan de medewerkers van de betreffende afdelingen.

c) De rekenkamer start het onderzoek met een startbijeenkomst waarbij de betrokken contactpersonen/ambtenaren van HHSK en de onderzoekers aanwezig zijn. Van de startbijeenkomst wordt een verslag gemaakt door de onderzoekers. Met de contactpersoon worden afspraken gemaakt over de procedure en planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de rekenkamer de door haar benodigde informatie van de betrokken organisatie/afdeling zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van de afdeling door het onderzoek zo minimaal mogelijk kan zijn.

d) Er wordt binnen een week een schriftelijk verslag gemaakt van alle interviews die voor het onderzoek plaatsvinden (zowel individueel als groepsinterviews). Dit schriftelijke verslag wordt ter accordering aan de geïnterviewden voorgelegd. Gespreksverslagen worden vertrouwelijk behandeld en zijn alleen inzichtelijk voor de externe onderzoekpartij en de rekenkamer. Als er in het rapport wordt geciteerd dan gebeurt dit zonder vermelding van naam en functie. Ingeval de rekenkamer het toch van belang acht dat naam en functie worden vermeld dan gebeurt dat alleen met expliciete toestemming van de geïnterviewde.

e) Leden van de rekenkamer kunnen, met instemming van de geïnterviewde, aanwezig zijn bij individuele interviews.

f) Leden van de rekenkamer kunnen bij groepsgesprekken aanwezig zijn met instemming van de geïnterviewden.

g) Er vindt regelmatig overleg plaats tussen het onderzoeksbureau en de secretaris/trekker van de rekenkamer over de voortgang van het onderzoek. Het onderzoeksbureau rapporteert tijdig als zaken niet lopen zoals dit vooraf was afgesproken. Er kan alleen in overleg met de rekenkamer worden afgeweken van de vastgestelde onderzoeksopzet. De eindverantwoordelijkheid en de regie liggen bij de rekenkamer. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting en voortgang van het onderzoek door de rekenkamer genomen worden.

Artikel 6. Onderzoeksrapport

a) Het uitgangspunt van het onderzoeksrapport van de rekenkamer is transparantie. De rekenkamer verstaat daaronder:

b) De rekenkamer is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport. De rekenkamer formuleert zelf de aanbevelingen aan het bestuur.

c) De rekenkamer ontvangt bij elk onderzoek één of meer schriftelijke tussenrapportages. De rekenkamer ontvangt een tussenrapportage een week voorafgaand aan de bespreking daarvan.

d) Rapportages bevatten in ieder geval de volgende onderdelen:

• Samenvatting;
• Aanleiding voor het onderzoek;
• Onderzoekontwerp inclusief doel- en vraagstelling;
• Toetsingskader;
• Bevindingen;
• Analyse van de bevindingen;
• Conclusies en waar nodig aanbevelingen.

e) Deze indeling geldt als leidraad, er kan van worden afgeweken.

f) Er wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. Dat betekent dat de achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwekt.

Artikel 7. Wederhoor

Er wordt gewerkt met ambtelijk- en bestuurlijk wederhoor.

a) Ambtelijk wederhoor:

1. Met ambtelijk wederhoor krijgt het waterschap (en of onderzochte partij) de mogelijkheid om de conceptbevindingen te controleren op eventuele feitelijke onjuistheden;
2. Het conceptrapport, zonder conclusies en aanbevelingen, wordt aangeboden via de secretaris directeur aan de ambtelijke organisatie. Er wordt gevraagd om de bevindingen te controleren op omissies en/of feitelijke onjuistheden en onderbouwd aan te geven welke feiten in het onderzoeksrapport onjuist zijn weergegeven met eventueel de juiste weergave daarvan;
3. Hiertoe wordt een reactietermijn gesteld van maximaal zes weken dan wel een termijn van maximaal twaalf weken als er sprake is van een verbonden partij betrokken aan het onderzoek;
4. Na het verstrijken van de termijn worden gebleken feitelijke onjuistheden in het rapport door de onderzoekers gecorrigeerd. De opmerkingen uit het ambtelijk wederhoor die niet worden overgenomen worden onderbouwd afgewezen. De betrokken ambtenaren ontvangen een schriftelijke terugkoppeling over de verwerking van het ambtelijk wederhoor.

b) Bestuurlijk wederhoor:

1. Het bestuurlijk wederhoor vindt plaats ná het ambtelijk wederhoor. De rekenkamer stuurt het definitieve rapport inclusief conclusies en aanbevelingen aan het dagelijks bestuur voor een bestuurlijke reactie. Hiervoor geldt een maximale reactietermijn van zes weken, of twaalf weken als het een onderzoek is naar een verbonden partij. Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie kan de rekenkamer een nawoord opstellen.

c) Nadat het bestuurlijk wederhoor heeft plaatsgevonden wordt het definitieve onderzoeksrapport, inclusief de integrale bestuurlijke reactie door de rekenkamer aangeboden aan de commissie Algemene Zaken en Middelen (AZM) ter bespreking.

d) De eindrapportage inclusief de bestuurlijke reactie wordt aangeboden aan het algemeen bestuur. Een afschrift hiervan wordt verzonden aan het dagelijks bestuur en overige betrokkenen.

Artikel 8. Behandeling commissie en algemeen bestuur

a) In een zo vroeg mogelijk stadium kondigt de rekenkamer de onderzoeksrapportage aan bij de secretaris directeur ten behoeve van agendering voor het bestuur.

b) De rekenkamer biedt het algemeen bestuur de onderzoeksrapportage met de aanbiedingsbrief aan.

c) Indien behandeling in commissie en/of verenigde vergadering volgt, zijn de voorzitter en trekker beiden aanwezig bij de behandeling (meningsvormende,commissie of besluitvorming) van de rapportage en waar nodig tijdens de verenigde vergadering, om een toelichting te geven..

d) Met het aanbieden aan het algemeen bestuur is de onderzoeksrapportage vastgesteld en openbaar. De rekenkamer kan een persbericht uitbrengen.

e) De onderzoeksrapportage wordt aan alle betrokkenen toegezonden en op de website van de RK van HHSK geplaatst.

f) De voorzitter van de rekenkamer is de (externe) woordvoerder van de rekenkamer. De voorzitter kan zich laten bijstaan door de trekker van het onderzoek en/of het onderzoeksbureau.

Artikel 9. Afronding onderzoek

De rekenkamer krijgt op haar verzoek de beschikking over het gehele onderzoekdossier dat door het onderzoeksbureau is opgebouwd.

a) Het dossier bevat in ieder geval de volgende stukken:

1. Onderzoeksopzet;
2. Offerte van het gekozen onderzoeksbureau en van de andere, niet gekozen bureaus.
3. De definitieve interviewverslagen.
4. Alle tussentijdse voorvallen met betrekking tot de informatieverzameling en analyse.
5. Eindrapport.
6. Stukken met betrekking tot het ambtelijk- en bestuurlijk wederhoor.
7. Schriftelijke reactie van de rekenkamer.
8. Indien van toepassing: stukken met betrekking tot verbonden partijen en/of andere betrokkene.
9. Eventueel nawoord van de rekenkamer.
10. Aanbieding onderzoeksrapport aan het algemeen bestuur.
11. Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht.
12. Verslagen behandeling in commissie AZM-vergadering(en) en algemeen bestuur.
13. Evaluatieverslag onderzoeksrapport.

b) Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamer om contact op te nemen met derden over resultaten van het onderzoek. De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de voorzitter van de rekenkamer. De voorzitter van de rekenkamer is de woordvoerder voor de media. De voorzitter kan zich laten bijstaan door één van de rekenkamerleden of het onderzoeksbureau.

c) Na elk rekenkameronderzoek vindt een evaluatie plaats. Dit gebeurt tijdens de reguliere rekenkamer vergaderingen. In deze evaluatie wordt door de rekenkamer nagegaan welke onderdelen goed zijn verlopen en op welke onderdelen verbetering mogelijk is. Een en ander wordt vastgelegd in een kort evaluatieverslag, dat onderdeel uitmaakt van het vergaderverslag. Indien gewenst kan de rekenkamer de evaluatie uitbreiden, onder meer door de ambtelijke organisatie, het extern onderzoeksbureau en/of andere stakeholders te betrekken.

d) Het onderzoek wordt gearchiveerd door de rekenkamer in het archief van de rekenkamer dat wordt beheerd door de ambtelijk secretaris.

Het onderzoeksprotocol is vastgesteld in de rekenkamervergadering van 30 september 2024.

Secretaris,

D. Janssen

Voorzitter,

M. Quapp