Privacystatement rekenkamer
1. Algemeen
Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om persoonsgegevens te verwerken. De Rekenkamer verwerkt persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Daarom beschrijft de rekenkamer waarom, wanneer en hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.
2. Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken
2.1 Onderzoeken
De Rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het Dagelijks Bestuur gevoerde bestuur. De wettelijke grondslag hiervan is neergelegd in de Waterschapswet (artikel 51aa).
Om dergelijke onderzoeken te kunnen uitvoeren, verwerken wij soms persoonsgegevens en heel soms bijzondere persoonsgegevens. Voorafgaand aan elk onderzoek wegen wij zorgvuldig af welke persoonsgegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat wij dit met zo min mogelijk persoonsgegevens kunnen uitvoeren.
Voor onze onderzoeken verwerken wij soms ook persoonsgegevens die wij bij het Hoogheemraadschap hebben opgevraagd. Schieland en de Krimpenerwaard is op grond van de Waterschapswet verplicht deze gegevens aan de rekenkamer te verstrekken en u daarover te informeren. Deze gegevens verwerken wij zonder u daarover nog afzonderlijk te informeren. Als het voor onderzoek nodig is om (bijzondere) persoonsgegevens te verwerken, dan beperken wij dit tot het minimaal noodzakelijke.
Voorafgaand hieraan overlegt de Rekenkamer met de Privacy officer (PO) over de te treffen maatregelen. De analyse van deze gegevens gebruiken wij in onze rapporten. Uw persoonsgegevens zullen wij niet openbaar maken of met anderen delen, tenzij daar expliciet toestemming voor is verkregen. Ook komt het voor dat wij u om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview of een groepsgesprek.
Sporadisch kan het voorkomen dat wij u om bijzondere persoonsgegevens vragen. Ook kan het voorkomen dat wij u toestemming vragen om een (deel) van uw dossier, waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken. De (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als u daarmee expliciet akkoord bent gegaan. Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar maken.
2.2 Contacten met politici en ambtenaren
Van bestuurders die verbonden zijn aan de het hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard en die vanuit hun functie betrokken zijn bij het rekenkameronderzoek, registeren wij naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij of fractie waar zij lid van zijn. Dit is echter al openbare informatie. Ambtenaren en bestuurders die we in het kader van onze onderzoeken spreken worden niet met hun naam maar met hun functie genoemd in de bijlage van het rapport. We citeren niet letterlijk uit de afgenomen interviews, tenzij daar toestemming voor is verkregen.
Evenementen en bijeenkomsten: De rekenkamer organiseert evenementen en bijeenkomsten. Om personen te kunnen uitnodigen en welkom te heten, verwerken wij NAW- gegevens en, indien nodig, een e-mailadres. Wij vragen u dan expliciet toestemming om de gegevens te mogen hergebruiken voor toekomstige evenementen en bijeenkomsten van de rekenkamer.
3. Beveiliging
De rekenkamer neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan. Hierbij wordt zo goed mogelijk aangesloten bij het beleid van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard.
In principe maken de leden (en secretaris) van de Rekenkamer gebruik van de computers en systemen van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard.
De leden van de Rekenkamer dragen er zorg voor dat in geval zij hun eigen computers, die zij (mede) gebruiken voor hun werkzaamheden ten behoeve van de Rekenkamer, voorzien zijn van wachtwoorden, encryptie, up-to-date virusscanners, en anti-phishing software.
Wanneer het lidmaatschap van een lid van de Rekenkamer vervalt, dan is het ex-lid verplicht de onderzoeksgegevens direct van de eigen computer te wissen.
De Rekenkamer zal in te huren onderzoekers, adviseurs of onderzoeksbureaus voorafgaand aan een onderzoek een verwerkingsovereenkomst laten ondertekenen.
4. Bewaartermijn
De rekenkamer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waar uw gegevens voor zijn verzameld.
4.1 Bewaartermijn onderzoeken
De Rekenkamer bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is en dan toegestaan is voor de uitvoering van haar taken en de naleving van haar wettelijke verplichtingen. Persoonsgegevens die zijn verwerkt ten behoeve van onderzoek anonimiseren wij zo vroeg mogelijk in het onderzoeksproces. Na een besluit van de VV over een rekenkamerrapport zal de Rekenkamer de verwerkte persoonsgegevens binnen twee maanden verwijderen of vernietigen.
4.2 Bewaartermijn bij onderzoek gerelateerde activiteiten
De gegevens over bestuurders bewaren wij zolang de bestuurders lid zijn van de VV. Binnen drie maanden na het beëindigen van hun lidmaatschap verwijderen wij de gegevens. Na een evenement of bijeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens van de deelnemers, tenzij expliciet is aangegeven dat wij de gegevens mogen hergebruiken.
4.3 Delen met anderen
De Rekenkamer verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van de rekenkamer (bijvoorbeeld een enquêtebureau) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De rekenkamer blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
5. Uw rechten
U heeft te allen tijde het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te laten verwijderen. Maak hiervoor een afspraak bij de rekenkamer (zie 8.
Contactgegevens) om langs te komen. Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.
6. Datalekken
Mocht zich een datalek voordoen of een vermoeden daarvan, dan zullen de leden van de Rekenkamer en de ambtelijk secretaris zo snel mogelijk na ontdekking melding maken aan de Functionaris Gegevensbescherming van de Rekenkamer, zodat deze binnen de wettelijke termijn -uiterlijk 72 na ontdekking - daarvan zo nodig melding kan maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of bij betrokkenen.
7. Cookies
Informatie over de rekenkamer maakt onderdeel uit van de website van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard. Op de website van is een cookiebanner geplaatst die toestemming vraagt voor het gebruik van cookies. Het weigeren van cookies heeft geen nadelige gevolgen.
8. Overig en Contactgegevens
Aanvullende informatie over hoe de Rekenkamer werkt, kunt u vinden in ons reglement en onze werkwijze. De Rekenkamer verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar onderzoeken, waarbij ieder onderzoek deel uitmaakt van hetzelfde verwerkingsproces. De uitvoering van de onderzoeken wordt gedaan door externe onderzoekers en/of onderzoeksbureaus. Met alle betrokken derden worden verwerkersovereenkomsten gesloten (zie paragraaf 3) om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen. De Rekenkamer houdt een overzicht van uitgevoerde onderzoeken en uitvoerende partijen bij.
8.1 Klachten
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt uw klacht schriftelijk richten aan de secretaris van de rekenkamer. U vindt de contactgegevens in § 8.2. Zorg ervoor dat uw klacht uw naam, (email)adres en telefoonnummer bevat, zodat wij contact met u kunnen opnemen, en zorg dat u aangeeft waar de klacht over gaat. Voorzie de klacht van een dagtekening. Wij zullen de ontvangst van uw klacht bevestigen en in behandeling nemen. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de AVG ook het recht om een klacht in te dienen bij Functionaris Gegevensbescherming of bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
8.2 Contactgegevens
De Rekenkamer heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Als u vragen heeft naar aanleiding van de privacyverklaring dan kunt u contact opnemen met de secretaris van de Rekenkamer Schieland en de Krimpenerwaard: rekenkamer@hhsk.nl, of met de Functionaris Gegevensbescherming: privacy@hhsk.nl.